怎么找年会场地?找年会场地的详细方法

年会场地怎么找?接近年末，找年会场地变成了一件繁杂又重要的事情。这里小编为大家介绍一下，怎么找年会场地，都有哪些步骤，各步骤都需要做哪些事情吧。

第一步：找场地

找场地，是一项“搜集信息”的过程。这一步骤往往最为耗时费力，通常需要一周时间来准备。那么要搜集信息，多需要收集哪些呢?

1)搜集公司意愿。能不能get到老板的点，对是否能够找到好场地影响极大。“人数多少”、“场地大小”、“交通方便”并不老板最关心的问题，“气氛够不够好”、“效果能不能达到”才是。

2)搜集过去曾用场地。搜集公司前两年举办场地信息至关重要，因为大多数情况下今年场地要求不会和去年有太大变化。

3)搜集场地信息。在走过上述两个步骤以后，最后才是搜集场地信息这个步骤。通常：第一步，海选式打电话和酒店搜集信息。第二步，面对收集的场地，做比较，比较的内容则如下：

1. 场地的标准。场地面积、人数、还有基本的会场风格和位置，初步的会场价格。有经验的同事还会收集场地的具体长宽高，菜单，或者停车位数量。

2. 档期(很重要)。年底所有公司都开会，所以档期紧张。没有档期，说再多也没用。要记住“先下手为强”。

3. 其他服务。如果场地还提供其他配套设施和服务，要询问清楚项目和收费情况。

第二步：看场地

经过严格比对，终于选出3-4家感兴趣的场地。我们可以进入到第二阶段，看场地。看场地，本质上是验证场地可操作性的过程。在看场地的过程中，将之前忽略的细节问题发现，统一的梳理并处理妥当。

看场地要看以下几点：

实际探查场地过程中，人们能发现在纸面方案中无法发现的点。在看场地阶段，除了再次考察场地风格、大小、交通、预算、硬件设施、场地服务和食物外，关键是看活动的动线图和验证是否能够满足年会需求：

嘉宾到达酒店，乘坐电梯到达会场。酒店有几部电梯，可以到达会议楼层?如果是大型年会，酒店是否可以配合时段，把电梯的上下行方向改变?

到达会场，会议序厅面积能否满足签到需求? 签到区通常也会有展示的功能，设想中的展示面积能否满足?

小规模的年会，只用宴会厅一部分，隔音效果是不是好?两家公司开会期间是否相互受影响?

会议全天中的用餐，酒店餐厅是否可以全部容纳还是需要分2个厅?或者更大规模的会议，用餐是否要涉及到分时段?

第三步：订场地

在确定一家场地之前，你需要再次核对一些细节：

酒店是否及时落实需求，菜单质量是否满意，等等细节

搭建的时间点(一般给到免费4个小时或通宵用于搭建，应提前和酒店确认和沟通到位。)

谈好房间数浮动的比例，或提前多订两间房。

提前确定酒店能给什么优惠措施。

经过以上层层筛选，最终呈现给老板的方案，应该包含3-5个你认为最靠谱的场地。一旦老板敲定了场地，同时还有好档期，一定要及时预订付订金，先下手为强。

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