如何做好会议筹备工作？做好这十项工作

会议是指有组织、有领导、有目的的议事活动，召开大型会议的筹备工作表面上看显得纷繁复杂，但实际上还是有章可循的。关于如何做好会议筹备工作，具体来讲，要做好以下十项工作。

1.确定会议名称

会议名称也就是会议的题目，如“XX公司培训会”等。规范的会议名称一般由三部分组成：一是会议范围，二是会议内容，三是会议性质。其中会议性质包括“培训会”“发布会”“工作会”“座谈会”“研讨会”等。

2.初定会议步骤

会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。议程是会议议题的先后顺序，是会议程序的基础。会议的步骤是会议有条不紊进行的保证，一旦经过批准，切不可随意变动。

3.草拟会议通知

会议通知一般包括会议的名称、开会的目的和主要内容、会期、会议地点和食宿地点、与会人员、报到的日期和地点、需要携带的材料和数量及材料的打印规格、个人支付的费用、主办单位、联系人和联系电话等要素。会议通知最好由与会议主题相关的人员起草，这样更有利于通知的顺利起草。报请上级单位批准的会议，报送请示时，要附上会议通知的代拟稿。

4.会议经费预算

会议经费预算开支的项目一般包括与会人员的食宿费、会场的租用费、会标的制作费、会务组和工作人员的房费、胶卷购买和冲洗费用等。如果需要邀请专家学者讲课、作报告，还要将专家的讲课费、交通费和食宿费等预算在内。

5.办理会议报批

重要的会议必须报请领导审批。会议的请示要讲清开会的理由、会议的议程、会议的时间及会期、地点、参加会议的人数和人员级别、会议的经费预算和准备情况等。

6.办理会议报批

会议通知务必经过处室领导审核，主管领导签发。下发会议通知要专人负责，避免遗漏、错发和重发。下发会议通知应注意两点：一是会议通知下发要及时。二是会议通知发出后要抓反馈。

7.准备会议材料

会议材料主要有三种：

一是会议文件，包括下发的正式文件、文件讨论稿或征求意见的文件;

二是讲话材料，包括领导讲话材料、书面交流材料和会议发言材料;

三是会议主持词。在这里笔者重点谈谈如何准备会议主持词，它又叫程序稿，通过主持人在会议期间的讲话来体现会议的程序。

8.选择布置会场

开会要借助于一定的场所。会场条件的好坏、舒适程度的高低，对与会人员的心理会起到不可忽视的作用，直接影响到会议的效果。因此，要重视会场的选择和布置。

9.明确分工人员

会议的会务人员可分三个小组。

一是秘书组，负责会议文件、领导讲话稿等材料的起草、整理会议记录、编发会议简报和会议材料的归档等工作;

二是材料组，负责会议材料袋的购买、材料的装袋和分发，以及会议的签到等工作;

三是接待组，负责与会人员的食宿安排、会场布置以及工作人员的安排，如礼仪人员、服务人员和摄影人员等，此外还要做好会议经费的预决算工作。

10.会前全面检查

会前的全面检查是进一步落实会议准备工作的重要环节。

会前检查一般分为三个步骤：

一是听取会议所有筹备人员的口头汇报;

二是到现场实地检查，包括会议材料的准备情况和会场的布置工作;

三是针对可能出现遗漏的问题，进一步采取补救措施。会前检查一般要邀请有关的领导亲临现场给予指导。

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