活动要筹办成功，这七个方面一定要把握好

一场活动，往往涉及众多人员，以及投入巨大。而活动一旦进行，就像一部没有剧本的电影，要想拍好，就得做好充分而全面的准备。为尽可能的减少事故，让活动能圆满举行，策划和执行人员一定要问自己，下面一些问题。

一、活动前期准备

1、活动目的

活动要办的有意义，你必须要非常清楚活动的目的是什么。为什么要举办这场活动?活动的目的和动机又是什么?你希望活动达到什么样的效果?

2、经费预算

不管活动的大小，必须要有资金作为保障。一切的商业行为都会产生相对应的成本，我们做的是去如何控制成本。做好活动经费的粗略估算是很有必要的，因为一场活动基本都是围绕着预算去做执行。

二、活动策划阶段

在清楚活动的目的，以及对活动经费进行初步估算之后，便要开始进入活动的策划阶段了。在这一阶段，需要涉及到以下内容：

1、成立活动筹备小组

在选择小组成员的时候，尽量让每个成员的技能和兴趣与他们的工作责任相匹配。各项工作任务由专人去负责，避免在对外沟通时，对方从不同的人得到不同的答复。提供执行效率。特别需要注意的是，活动筹备小组的工作汇报人只能有一个，避免出现多人意见不统一导致活动未能按时举办或者活动被终止。

2、确定活动类型

活动有分线上活动与线下活动。两者各自也有具体得细分，这里就不做一一列举了。本文主要介绍线下活动为主。但我们可以根据活动的目的，确定目标人群。依据现有的活动资源和渠道选择活动方式。最终目的就是把好的东西呈现在大家面前。

3、规划活动时间

在很多因素不确定的情况下，我们必须要预留充足的时间对活动进行准备。在现实工作过程中，经常需要我们去准备一场突如其来的活动。为了把活动做到最好，你需要列出活动活动的所有项目，确定每个项目所占的时间，做好活动安排日程。根据紧急程度和重要程度对所有项目进行归类。在时间不充足的情况下，为了达到活动目标，明白哪些项目必须要做，哪些项目可以进行替代甚至舍弃。

4、选择并确认时间

对的时间，做对的事。正确的时间是举办一个成功活动的必备因素。例如，你举办一场招聘会不应选择在寒暑假期间，这样没办法保证参加招聘会的学生人数。如何选择一个正确的时间，主要依据你举办的活动具体情况来选定。在选择时间的时候，我们考虑到选择的日期是否主要节日、是否有宗教活动、是否学校放假时间、是否周末、是否运动会、其他特殊因素因素等。

5、制定任务时间表

根据活动安排日程，对工作任务进行拆解及分配。这样可以保证活动按照预定的计划实施，保证活动不会出现纰漏。

三、工作流程手册

它相当于活动的信息指南，它可以帮完美的完成活动举办。负责准备工作流程手册的人必须对活动的每个时间点、每个步骤和每个细节了如指掌。手册里必须包含联系人名单，第一，它可以让你在活动筹备和进行期间随时与所有人联系;第二，活动结束后，你可以给相关人员通过短信的形式发送感谢信。

四、会场选择和搭建

位置就是一切，它可以决定活动的成败。选择会场的时候，对以下因素都应进行周全的考虑，以便应对突然状况，给活动带来不可挽回的损失。

1、会场布置的时间是否充足;

2、场周边的交通状况如何;

3、场的餐具类型，卫生间数量及位置;

4、场是否满足节目表演的基本要求;

5、力供应情况调研;

6、签订合同需要备齐所有的许可证。并且在活动当天带上所有许可证的复印件，所有已签字的合同原件的复印件和重要联系人的地址等。

五、收集客人信息

1、客人抵达时间、目的地、抵达方式，以及接待人员和需要准备的物料及费用等。

2 、 收集客人信息，客人数量、名单、交通住址等相关情况等。

六：媒体公关宣传

1、邀请函：确定邀请函数量、规格参数、内容以及印制时间。特别要注意的是，邀请函的寄送时间，不同区域会产生不同的邮寄费用，并且邮寄时间也没有统一，这些都需要做好提前的安排，保证被邀请者能及时收到邀请函。

2、媒体公关：在邀请媒体的时候，需要事先清楚对方需求，是不是需要提供专用的设备车停放处?需要可以铺设电缆的地方?媒体设备的接口是哪种?如果需要私下采访，需要备好房间供其使用。

七、活动结束

活动结束，并不代表工作就结束了，为了下一次能更好的举办活动，你需要跟这次参与活动的工作人员进行感谢。一条温馨而用心的短信，可以帮你与他们走的更近。最后，你还需要对这次活动进行总结归纳，将活动执行过程中，遇到的问题汇总并分析原因，找出解决办法。值得注意的是，在活动执行过程中，一定要将所有用到的文档及材料进行备份储存。

威帅传媒，无创意，不年会。11年的活动策划执行领先水平。致力于为各品牌企业提供整合、创意、细致、培训与执行。为各大型企业团队定制各类礼仪庆典、答谢晚会、商务会议、商业路演、新闻发布、展览展示等活动。